Proyecto de Orden: Programas informáticos de procesos de facturación

El Ministerio de Hacienda publica, con fecha 22 de febrero de 2022, el Proyecto de Orden por el que se aprueba el reglamento con los requisitos a adoptar por los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los requisitos de facturación.

El artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, en la redacción añadida por la Ley 11/2021, de 9 de julio, ha dispuesto que reglamentariamente se puedan establecer especificaciones técnicas que deben reunir los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas así como también los requisitos para estar debidamente certificados y sus formatos estandarizados para su legibilidad.

El adecuado uso de estos sistemas informáticos, además de servir a la gestión y el  control interno de la actividad de las empresas, no es indiferente a las autoridades tributarias, que precisan de los mismos para verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales. Por tanto, se intenta frenar el empleo del llamado software de doble uso, que permite gestionar una doble facturación/contabilidad: la oficial y la no oficial.

¿Cuáles son los objetivos que persigue este Reglamento?

• Reforzar la obligación de emitir factura o justificante de todas las operaciones que realizan empresarios/profesionales.
• Conseguir que todas las operaciones que se realicen se graben en el sistema informático de manera segura, no manipulable, accesible y con una estructura y formato estándares para facilitar la legibilidad de los registros, el análisis automatizado y la simultánea remisión a la AEAT.
• Incentivar al consumidor final para que solicite los comprobantes de sus operaciones.
• Garantizar la integridad, la autenticidad y la trazabilidad de los datos registrados, dificultando  la falsificación de los registros de facturación mediante el uso de elementos de seguridad y control en los registros informáticos y en las facturas.
• Contribuir a una mayor igualdad ante la ley y a un reforzamiento de los principios de equidad y capacidad contributiva en el reparto de las cargas tributarias.
• Conseguir una mayor eficacia en la comprobación tributaria.
• Facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, tal y como se ha constatado en aquellos países en que se ha implantado la obligación de remisión de los datos de forma previa, inmediata o posterior al momento de realización de las operaciones.

¿Qué requisitos deben cumplir los programas informáticos?
El sistema informático deberá cumplir los siguiente requisitos, que deberán realizarse de forma automatizada:

• Por cada entrega de bienes o prestación de servicios deberá generar, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura, un registro de facturación de alta.
• El sistema informático deberá tener capacidad de remitir información a la AEAT de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente todos los registros de facturación generados por medios electrónicos.

¿Qué garantías deben ofrecer los programas informáticos?

• La integridad e inalterabilidad de los registros de facturación de forma que, una vez registrados los datos de facturación, estos queden protegidos contra cualquier acción que comprometa la exactitud, autenticidad y completitud de los datos almacenados, de manera que ninguno de los datos registrados pueda ser alterado, ni por el propio sistema informático, ni por el usuario ni por ningún dispositivo, sistema o programa informático o electrónico externo. El sistema informático no dispondrá de ninguna funcionalidad que permita, de forma presencial o remota, alterar u ocultar los datos originales previamente registrados. Cualquier necesidad de rectificación o anulación de los datos registrados deberá ser realizada mediante al menos un registro de facturación adicional posterior, de forma que se conserven inalterables los datos originalmente registrados. Además, el sistema informático deberá permitir a la AEAT el acceso inmediato y, en su caso, extracción de todos o parte de los datos registrados. La integridad e inalterabilidad de los datos registrados se asegurará utilizando cualquier proceso técnico fiable que garantice el carácter fidedigno y completo de los registros de facturación desde que hayan sido grabados en el sistema informático.
• La trazabilidad de los registros de facturación, que deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último. A estos efectos, el sistema informático deberá proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos registrados de forma clara y fiable. Todos los datos registrados deberán encontrarse correctamente fechados, indicando el momento en que se efectúa el registro. El sistema informático contendrá, al menos, una función de cierre de cada periodo impositivo y del año. El sistema informático deberá permitir la trazabilidad de los datos en los casos de descarga, volcado y almacenamiento de los registros.
• La conservación de todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.

¿Qué otras obligaciones deben cumplir los programas informáticos?
Además de lo mencionado con anterioridad, los programas informáticos deberán:

• Registro de eventos: El programa deberá recoger automáticamente todas las interacciones con dicho sistema informático, las operaciones realizadas con él y los sucesos producidos durante su uso, como el arranque y parada del sistema, la entrada y salida de usuarios, los errores producidos, la instalación inicial y las actualizaciones realizadas. Además, deberá guardar los datos correspondientes a cada uno de ellos, como el tipo, nombre y descripción del evento; el usuario que lo ha realizado o bajo el cual se ha producido; el momento en el que se ha dado y los datos propios representativos de cada evento.
• Manuales de utilización: Todas las funcionalidades del sistema informático, en la versión utilizada, figurarán en los manuales de utilización del mismo, que deberán figurar en un idioma oficial del territorio de uso y a disposición del usuario y de la AEAT.
• Separación de información: La información con transcendencia tributaria deberá figurar de forma separada de la información confidecial que no disponga de carácter patrimonial, de forma que la AEAT pueda acceder de forma directa a la información tributaria.

¿Qué datos debe incluir una factura?

• Expedidor de la factura: Número de identificación fiscal, nombre y apellidos o razón/denominación social.
• Destinatario de la factura: Número de identificación fiscal (en su caso, atribuido por la Administración tributaria competente de cualquier Estado miembro de la Unión Europea), nombre y apellidos o razón/denominación social.
• Factura emitida por la propia persona o entidad que realiza las operaciones, por sus destinarios o por terceros: Número de identificación fiscal, nombre y apellidos o razón/denominación social del obligado/destinatario/tercero.
• El número y, en su caso, serie de la factura.
• La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella, o se haya recibido el pago anticipado, en su caso, si la fecha del pago es distinta a la de expedición de la factura.
• El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada y, en su caso, el detalle adicional que proceda para la correcta identificación de la tipología de factura expedida. Si la factura tiene la consideración de rectificativa, indicación de su tipo, características y, en particular, la identificación de las facturas rectificadas cuando sea preceptiva.
• Si la factura corresponde a una factura emitida en sustitución de facturas simplificadas expedidas con anterioridad, identificación de las facturas simplificadas sustituidas.
• La descripción general de las operaciones.
• El importe total de la factura y, en su caso, el importe de la retención a soportar.
• Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos de IVA.
• Indicación de si el destinatario de la factura es el sujeto pasivo del IVA conforme a lo previsto en los números 2.º y 3.º del apartado Uno del artículo 84 Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.
• La base imponible de las operaciones, el tipo o tipos impositivos aplicados, la cuota del impuesto sobre el valor añadido, el tipo o tipos del recargo de equivalencia aplicados, y la cuota del recargo de equivalencia. Se informará además si la operación documentada ha sido realizada por un contribuyente al que le sea de aplicación el régimen simplificado o el régimen de recargo de equivalencia del IVA. Si la operación que se documenta está exenta del IVA, el importe de la base imponible exenta e indicación de que está exenta o de la causa de exención.
• Si la operación no se encuentra sujeta al IVA, el importe que corresponde a dicha operación y la causa de la no sujeción al impuesto.
• El número y, en su caso, la serie de la factura anterior, la fecha de expedición y parte de la huella o «hash» del registro de facturación de alta correspondiente a la factura anterior, cuando no se trate de la primera factura expedida.
• El código de identificación del sistema informático utilizado.
• Código identificativo de carácter alfanumérico correspondiente al registro de facturación de alta generado.
• Fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación de alta.
• Importes monetarios expresados en euros. Si la factura se hubiese expedido en una unidad de cuenta o divisa distinta del euro tendrá que efectuarse en el registro la correspondiente conversión.

¿Y qué datos debe incluir una factura de anulación?

• Expedidor de la factura: Número de identificación fiscal, nombre y apellidos o razón/denominación social.
• El número y, en su caso, serie de la factura correspondiente al registro de facturación de alta que se anule.
• La fecha de expedición de la factura correspondiente al registro de facturación de alta que se anule.
• El código identificativo de carácter alfanumérico correspondiente al registro de facturación de alta que se anule.
• El código de identificación del sistema informático utilizado.
• Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado o del destinatario o tercero.
• Fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación de anulación

Huella o "hash" y firma electrónica
Los registros de facturación de alta y de anulación a que se refieren los mencionados artículos deberán ser firmados electrónicamente. Esta firma electrónica no será obligatoria para los sistemas informáticos que realicen la remisión de todos los registros de facturación a la AEAT.

Declaración responsable de los programas informáticos
Todo sistema informático que se utilice para dar cumplimiento a las obligaciones contenidas en esta norma debe contar obligatoriamente con una declaración responsable de la que quede constancia formal, expedida por la persona o entidad productora, fabricante o desarrolladora del mismo, que asegure el compromiso por parte de esta de suministrar productos digitales que cumplan con los requisitos establecidos en la Ley General Tributaria y en este Real Decreto.

La certificación ofrecida por los programas de software deberá constar por escrito y de modo visible en el propio sistema informático en cada una de sus versiones, así como para el cliente y el comercializador en el momento de la adquisición del producto, y ser conservada durante el período de prescripción de las obligaciones tributarias que se devenguen durante su funcionamiento.

Esta declaración responsable podrá ser solicitada por el cliente o por la AEAT a la persona o entidad productora o comercializadora del sistema informático.

Verificación del cumplimiento de las obligaciones por parte de la AEAT
La AEAT podrá personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema informático, y podrá exigir el acceso completo e inmediato a donde resida el registro de los datos, o sus copias seguras, así como su descarga, volcado o copiado, consulta e impresión, siempre en formato legible, obteniendo, en su caso, el usuario, contraseña y cualquier otra clave de seguridad que fuera necesaria para el acceso completo al sistema informático y a los datos del mismo.

Del mismo modo, podrá solicitar el envío de una copia de los registros de facturación a través de soporte físico o a través de su sede electrónica.

Remisión voluntaria de los registros de facturación
Los obligados tributarios podrán remitir voluntariamente a la AEAT todos los registros de facturación generados por los sistemas informáticos y ello supondrá su incorporación automática a los libros registros de ventas e ingresos de IRPF y de IVA.

Facturas verificables
Aquellos programas que permitan remitir a la AEAT los registros de facturación de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente todos los registros de facturación generados tendrán la consideración de “Sistemas de emisión de facturas verificables” o “Sistemas VERI*FACTU”.

Estos sistemas no tendrán la obligación de realizar la firma electrónica de los registros de facturación.

La opción de uso de los “Sistemas de emisión de facturas verificables” se prolongará, al menos, hasta la finalización del año natural en el que se haya producido el primer envío de los registros de facturación y se haya obtenido la primera respuesta por parte de la AEAT.

Remisión de información por parte del destinatario de la factura
El receptor de la factura  podrá proporcionar de forma voluntaria determinada información de la misma a la AEAT facilitando el código identificativo de carácter alfanumérico o mediante la lectura del código «QR» contenido en la factura.

En aquellos casos en los que en la factura figure la frase "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" o "VERI*FACTU", esta remisión por parte del receptor le permitirá verificar que la factura recibida ha sido remitida a la AEAT por el emisor de la misma.

¿Cuándo entrará en vigor esta normativa?
El presente Real Decreto y el Reglamento anexo entrarán en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial del Estado. No obstante, los sistemas informáticos deben estar adapatados a partir del 1 de enero de 2024.

Dicho Proyecto de Orden se compone de los siguientes documentos:

• Texto del proyecto.
• MAIN.

FUENTE: Ministerio de Hacienda y Función Pública (22/02/2022).