Plazos de legalización de libros y depósito de cuentas anuales

LEGALIZACIÓN DE LIBROS

¿Cuál es el plazo de legalización de libros contables?
Durante los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio social. Por ejemplo para ejercicios cerrados a 31 de diciembre, el plazo de presentación sería desde el 2 de enero hasta el 30 de abril.

¿Cuáles son los libros a legalizar?

• Un libro Diario y uno de Inventario y Cuentas Anuales (art. 25 CCo).
• Libro de Actas (art.26 CCo y 106 RRM).
• Libro Registro de Acciones Nominativas (Sociedades Anónimas) Libro Registro de Socios (Sociedades Limitadas) (art. 27 CCo).
• Libro Registro de contratos (Solo Sociedades Unipersonales) (art. 16 LSC).

¿En qué tipo de soporte se pueden legalizar los libros?
Según la Instrucción de 12 de febrero de 2015 (BOE 16/02/15), todos los libros obligatorios se cumplimentarán en soporte electrónico y se presentarán para su legalización en el Registro Mercantil por vía telemática dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

No podrán legalizarse, a partir de septiembre de 2013, libros en blanco para su utilización posterior ni encuadernados ni en hojas móviles ni libros ya cumplimentados sean de la clase que sean.
Como excepción, según la norma 24 y respecto a ejercicios cerrados a partir del 31 de diembre de 2014, y siempre que medie justa causa, se podrán legalizar libros en formato CD o en papel debidamente encuadernados. Esta circunstancia se hará constar en certificación unida a la instancia solicitando la legalización.

Importante: Según el artículo 8 de la Instrucción de 31 de diciembre de 1999 de D.G.R.N. el empresario deberá conservar una copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondientes a los libros presentados a legalizar.

¿Cuál es el proceso de envío?

1. Generación de los libros en el programa de contabilidad de Glasof.
2. Enlace contable con el programa Legalia.
3. Selección de la entidad a legalizar.
4. Desde el D2 - formulario - generar zip y enviar, además en la pantalla de envío telemático se puede añadir documentación complementaria (Certificación de cierre, Acta notarial de manifestaciones, denuncia por robo…).
5. Acceso con certificado.
6. Seleccionar presentar libros. 
7. Firmar y enviar.

DEPÓSITO DE CUENTAS ANUALES

¿Cuál es el plazo del depósito de cuentas anuales?
Las cuentas anuales se presentan anualmente en el Registro donde la Sociedad tenga su domicilio social para que queden depositadas, es decir, no se devuelvan al cliente.

La no presentación de cuentas anuales en el plazo de un año desde el cierre del ejercicio contable conlleva el cierre de la hoja registral (artículo 378 RRM), por lo que no se podrán inscribir documentos en el Registro. Para reabrirla, hay que tener depositados como mínimo, los tres últimos ejercicios.
El plazo de presentación lo marca la Ley de Sociedades de Capital y es dentro del mes siguiente a la fecha de aprobación de estas por parte de la Junta, es decir, que el día final ha de coincidir con el último día del mes siguiente al que se hayan aprobado. Por ejemplo para cuentas aprobadas el 2 de junio, el final del plazo sería el 31 de julio.

¿Cuál es el contenido de las cuentas anuales?
Según el artículo 254 de la Ley de Sociedades de Capital:

• Balance
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias
• Memoria: Se puede presentar una memoria normalizada o no normalizada. Si se incluye la una memoria no normalizada debe añadirse desde el D2 a través de la opción de documentos - gestión de documentos.
• Estado de Cambios de Patrimonio Neto (ECPN) y Estado de Flujos de Efectivo (EFE). Sólo obligatorios para las entidades que presenten el modelo normalizado de cuentas anuales.
• Otros documentos obligatorios para determinadas entidades que por sus características están obligadas a presentarlos así por ejemplo el informe de gestión, informe de auditoría, anuncios de convocatoria ... y otros.

¿Cuáles son las formas de presentación?

• Telemática: Enlazando desde Glasof Contabilidad al programa D2 que proporciona el Colegio de Registradores.
• En CD/DVD: Enlazando desde Glasof Contabiliad al D2 se generan los ficheros en la ruta de trabajo del programa Glasof  y se copia al CD o DVD el fichero zip.
• En papel: Deberán presentarse en una carpeta junto con la instancia de presentación y la certificación de aprobación de cuentas y que no hace falta que tenga la firma legitimada.

¿Cuáles son las formas de envío telemático?
Telemático completo: Enlazando desde Glasof Contabilidad al programa D2, se envían todos los documentos por lo que no es necesario llevar nada físicamente al Registro.
Telemático mixto: Se envían de forma telemática las cuentas y antes de que transcurran 15 días hábiles desde la fecha de envío habrá que llevar físicamente al Registro o por correo postal certificado: certificación de aprobación de cuentas y certificado de huella digital firmado por el Administrador o en su caso el Presidente y Secretario.

¿Cuál es el proceso de envío?

1. Enlace contable desde Glasof Contabilidad al D2
2. Desde la opción de documentos del programa D2 - gestión de documentos - podemos anexar toda la documentación externa que no se haya generado con Glasof.
3. Ir a formulario para generar la huella digital.
4. Volver al programa de contabilidad de Glasof y generar el certificado de aprobación de las cuentas y si lo desea también el acta de la aprobación de cuentas que se incluirá en la legalización de libros del ejercicio siguiente.
5. Vover al D2 al formulario para realizar la presentación del depósito digital y seleccionar el fichero pdf que contiene el certificado de aprobación de cuentas.
6. Presentación telemática.

¿Cómo subsanar defectos de unas cuentas anuales?
Presentadas de forma telemática completa: Hay que hacer un nuevo envío con las correcciones pertinentes, marcando subsanación.
Presentadas de forma telemática mixta: Habrá que hacer un nuevo envío con las correcciones pertinentes e ir al Registro a retirar la documentación en papel que se envió en su momento para poder adjuntar el nuevo acuse de recibo.
Presentadas en papel: Hay que presentar los siguientes documentos:

• Instancia de presentación original
• Correo electrónico con el que se les notificó el defecto
• Autorización expedida por el Administrador vigente.

Importante: Es imprescindible para todos los envíos telemáticos, relacionar el nuevo envío con el que se subsana; habrá que indicar: el libro, que siempre es el 2, el año de presentación de las cuentas (no el del ejercicio que se deposita) y el número de 6 dígitos sin puntos ni comas.

Ejemplo de plazos legales:

Si una empresa cierra su ejercicio el 31 de diciembre de 202X, las fechas legales para las obligaciones contables y fiscales en España serían:

1. Formulación de cuentas anuales → Hasta el 31 de marzo de 202(X+1) (3 meses desde el cierre).
2. Legalización de libros contables en el Registro Mercantil → Hasta el 30 de abril de 202(X+1) (4 meses desde el cierre).
3. Aprobación de cuentas anuales por la Junta General → Hasta el 30 de junio de 202(X+1) (6 meses desde el cierre).
4. Depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil → Hasta el 31 de julio de 202(X+1) (1 mes después de la aprobación).

Estas fechas son las establecidas por el Código de Comercio y la normativa mercantil en España.
 

REFERENCIAS WEB:

• Registro Mercantil de Madrid